Geburtsurkunden, Zeugnisse, Steuerunterlagen, in jedem Haushalt gibt es eine Menge wichtiger Unterlagen. In deinem wie auch in meinem. Natürlich hat jeder, je nach Lebenssituation, unterschiedliche Dokumente. Viele davon sind sogar so wichtig, dass sie über viele Jahre und in manchen Fällen sogar ein Leben lang aufgehoben werden müssen. Es wird Zeit, ein gutes System für deine wichtigen Unterlagen zu schaffen!
Schon länger nehme ich mir vor, all meine wichtigen Unterlagen mal wieder durchzugehen, auszusortieren und zu schauen, ob auch alle Unterlagen da sind.
So ein Projekt benötigt Zeit. Wenn auch du vorhast Ordnung in deine wichtigen Unterlagen zu bringen, solltest du dir dafür gezielt etwas Zeit schaffen und dir diese Zeit blocken.
Neben diesen wichtigen Unterlagen, Urkunden und Dokumenten gibt es natürlich auch noch jede Menge anderes Papier in deinem Haushalt, welches sortiert werden muss. Auch die Verwendung einer Erinnerungsbox kann für manche Dokumente sinnvoll sein.
Wie sortiert man wichtige Unterlagen?
Nun hast du einen Berg wichtiger Unterlagen oder vielleicht auch schon ein paar Ordner, in denen du wichtige Dokumente eingeheftet hast. Oder bist du eher der Typ, alles Wichtige in einem Schuhkarton sammeln? Ein Bekannter von mir schwört auf diese Methode …
Findest du, dass es an der Zeit ist, dem Papierchaos ein Ende zu bereiten? Dann helfen dir die folgenden Schritte und Tipps hoffentlich dabei, deine wichtigen Unterlagen in den Griff zu bekommen. Für ein stressfreies Organisationssystem, in dem du stets alles findest, was du suchst und das so wenig wie möglich Pflege deinerseits benötigt.
Ordnungssystem und Kategorien überlegen
Plane dein Organisationsprojekt. Ein paar Vorbereitungen werden es dir deutlich erleichtern, deine Unterlagen und Dokumente zu sortieren.
Welches System ist für dich am besten geeignet? Nicht für jeden ist ein Aktenschrank mit Ordnern der geeignete Weg. Dein Organisationstyp hat einen Einfluss darauf, dass auch langfristig die Ordnung in deinem Papierkram bestehen bleibt.
Überlege dir vorab auch einige Kategorien, in die du deine Unterlagen sortieren möchtest. Weitere Kategorien kannst du natürlich jederzeit ergänzen.
Einige Kategorien könnten sein:
- Auto
- Gesundheit
- Haustiere
- Kredite
- Miete oder Haus
- Rentenunterlagen
- Steuern
- Versicherungen
- Verträge
- Zeugnisse und Dokumente
In Abhängigkeit deiner individuellen Situation kannst du natürlich Kategorien weglassen oder weitere hinzufügen. Achte darauf, dass die Kategorien nicht zu kleinteilig sind. Da ansonsten die Gefahr besteht, dass du die Übersicht verlierst.
Auch weitere Materialien, wie Trennblätter, ein Locher und Stifte, kannst du schon bereitlegen. So bist du bestens ausgestattet, um mit dem Sortieren und Ordnen deiner Unterlagen zu beginnen.
Sortiere deine Unterlagen nach Kategorien
Nachdem du dir einen groben Plan für deine Kategorien gemacht hast und dich auch ansonsten vorbereitet hast, ist es jetzt an der Zeit, mit dem Sortieren zu beginnen.
Zerdenke diesen Prozess nicht zu lange. Fang einfach ganz oben auf dem Stapel oder mit dem ersten Ordner an. Geh deine Dokumente Blatt für Blatt durch. Überlege, ob du es aufbewahren musst und wenn ja, in welche Kategorie es am besten passen könnte.
Sind dir vielleicht Dokumente dazwischen gerutscht, die du zwar aufheben möchtest, die allerdings nichts mit deinen ganz wichtigen Unterlagen zu tun haben? Das könnten Bilder, Rezepte oder Briefe sein. Lege diese Dinge erst einmal zur Seite und räume sie später an ihren passenden Platz, wenn du diesen bereits festgelegt hast.
Aufbewahrungsfristen checken – Wie lange muss ich Unterlagen aufheben?
Während du deine Unterlagen sortierst, solltest du auch die einzelnen Aufbewahrungsfristen im Auge behalten. Oft müssen Dokumente gar nicht so lange aufbewahrt werden, wie wir denken. So kannst du dir unnötigen Ballast im Aktenschrank ersparen.
Auf der Internetseite der Verbraucherzentrale gibt es beispielsweise eine Liste mit den unterschiedlichsten Aufbewahrungsfristen. Diese könntest du zur Hilfe nehmen, wenn du unsicher bist.
Entsorgen und Vernichten
Wenn du mit dem sortieren voranschreitest, fallen dir sicher immer wieder Unterlagen in die Hände, die nicht mehr relevant sind und entsorgt werden können.
Besonders bei wichtigen Unterlagen solltest du auf die richtige Entsorgung achten. Um deine sensiblen, persönlichen Daten zu schützen, sollten nicht mehr gebrauchte Dokumente vernichtet werden. Ein Aktenvernichter macht deine Dokumente in kürzester Zeit klein. Er ist recht kostengünstig in der Anschaffung und deine Privatsphäre wird besser geschützt.
Beschriften
Ob Aktenordner, Hefter oder verschiedene Kisten, wenn du deine Unterlagen in die verschiedenen Kategorien sortiert hast, solltest du diese anschließend auch beschriften.
Eine einfache Beschriftung hilft dir dabei schnell die Dinge zu finden, die du suchst. Die Übersichtlichkeit erleichtert es dir außerdem in Zukunft weitere Dokumente schnell in die richtige Kategorie einzusortieren. Du trainierst dich damit selbst, sofort für Ordnung in deinem Papierkram zu sorgen und wirst davon langfristig profitieren können.
Finde eine regelmäßige Routine
Der Alltag ist oft stressig. Neues Papier kommt nahezu täglich in dein Zuhause. So unter anderem auch wichtige Unterlagen. Diese Kombination führt dazu, dass Dokumente manchmal nicht direkt an die richtige Stelle abgelegt werden oder dass veraltete Dokumente viel zu lange aufbewahrt werden.
Du solltest dir daher nach Möglichkeit eine Routine angewöhnen, sodass du in regelmäßigen Abständen, vielleicht ein- bis zweimal im Jahr schaust, ob alles an der richtigen Stelle ist und alte Dokumente zu entsorgen sind.
Zusätzlich kann es nützlich sein, einen Ort zu schaffen, an den du Dokumente legen kannst, wenn sie neu in dein Zuhause kommen und du nicht direkt Zeit hast, dich darum zu kümmern. So sind diese Dokumente vorerst sicher verstaut und du kannst dich darum kümmern, sobald du etwas Zeit dafür hast.
Fehlende Unterlagen ersetzen
Zu guter Letzt, solltest du überlegen, ob dir wichtige Unterlagen fehlen. Während du sortiert und kategorisiert hast, konntest du einen guten Überblick darüber gewinnen, welche Unterlagen du besitzt.
Sind alle Dokumente vollständig und aktuell? Fehlen wichtige Dokumente? Dann ist jetzt der ideale Zeitpunkt, diese Lücken zu schließen. Fordere einen Ersatz für die Unterlagen an, die dir fehlen. Häufig gibt es mittlerweile auch von vielen Anbietern ein Online-Kundenportal. So kannst du beispielsweise Versicherungsunterlagen oft einfach herunterladen und ausdrucken bzw. abspeichern.
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