Prioritäten setzen ist der Schlüssel zu einem produktiven und erfüllten Leben. In einer Welt voller Ablenkungen und endloser To-do-Listen kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Doch mit den richtigen Methoden lässt sich das Chaos bändigen und der Fokus auf das richten, was wirklich zählt.
Was heißt Prioritäten setzen?
Überall hörst du, dass Prioritäten setzen wichtig ist. Aber was heißt das überhaupt? Warum ist es so wichtig?
Jeder von uns hat unterschiedliche Aufgaben, Tätigkeiten und Ziele. Diese beeinflussen unseren Tagesablauf maßgeblich. Das können ganz unterschiedliche Dinge sein von kleinen Haushaltsaktivitäten bis zu großen langfristigen Zielen. Aber wo beginnt man, diese dann abzuarbeiten? Welche Aufgabe kommt zuerst?
Genau hier kommen das Thema Prioritäten setzen ins Spiel. Du entscheidest für jede Tätigkeit, wie wichtig und dringend sie für dich persönlich ist. Das ist von Person zu Person unterschiedlich, da deine persönliche Situation individuell ist. Außerdem spielen deine Werte und Ziele eine bedeutende Rolle, wenn es darum geht zu entscheiden, was die meiste Aufmerksamkeit von dir benötigt.
Klare Prioritäten helfen dir, dich im Alltag und im Beruf zu fokussieren. Sie geben dir eine Orientierung, wie du deine Energie einsetzen solltest, damit du die Dinge erreichst, die dir wichtig sind. Genau zu wissen, was du als Nächstes angehen willst, hilft dir zudem dabei, dein Stresslevel deutlich zu senken. Indem du Prioritäten setzt, ist nämlich genau klar, wann was passieren muss und du kannst deinen Tag entsprechend planen.
Was sind Prioritäten im Leben?
Welche Prioritäten in deinem Leben eine besondere Rolle spielen, ist etwas sehr Individuelles. Je nachdem welchen Werten und Normen du folgst oder welche Ziele du hast, können sich diese unterscheiden. Allerdings kann man einige übergeordnete Kategorien festlegen, wo sich die meisten sicher wiederfinden können.
Berufliche Prioritäten:
- regelmäßige Teilnahme an Networking Veranstaltungen
- berufliche Weiterbildung
- pünktlicher Abschluss eines wichtigen Projekts
- Lesen von aktueller Fachliteratur
Persönliche Prioritäten:
- Zeit mit der Familie und mit Freunden
- Zeit für Hobbys und persönliche Interessen
- Zeit zum Entspannen und für die mentale Gesundheit
- finanzielle Ziele
- persönliche Weiterentwicklung
gesundheitliche Prioritäten
- regelmäßiger Sport
- eine gesunde und ausgewogene Ernährung
- genügend Schlaf
alltägliche Prioritäten
- Bezahlung von fälligen Rechnungen
- der Lebensmitteleinkauf
- Haushaltstätigkeit und Besorgungen
- Beantwortung von Post oder E-Mails
Diese Auswahl an Beispielen soll dir deutlich machen, wie vielfältig das Thema Prioritäten setzen wirklich ist. Natürlich gibt es übergeordnete Prioritäten, die das Fundament für deine täglichen Entscheidungen bilden. So lassen sich viele dieser Prioritäten aus kurzfristigen und langfristigen Aspekten zusammensetzen.
Wie priorisieren, wenn alles wichtig ist?
Jetzt fragst du dich vielleicht, wo du damit anfangen sollst zu entscheiden, was wichtig ist und was nicht so wichtig ist. Es gibt Situationen, in denen wirken alle Tätigkeiten gleich wichtig. Das kann zu Überforderung und Frustration führen. Ich möchte, dass du dir einen Satz mitnimmst, wenn es um das Thema Prioritäten setzen geht:
„Wenn alles wichtig ist, ist nichts mehr wichtig!“
Ohne einen klaren Fokus, fehlt dir die Möglichkeit dich auf etwas zu konzentrieren und am Ende des Tages versinkst du förmlich in der Vielzahl der Aufgaben. Durch die Anwendung strukturierter Methoden zur Priorisierung und mit regelmäßiger Reflexion kannst du effektiver und zielgerichteter arbeiten.
Prioritäten setzen mit 5 einfachen Strategien
Diese fünf Strategien kannst du anwenden, um all deine Aufgaben und Aktivitäten anhand deiner persönlichen Situation zu priorisieren:
Eisenhower-Matrix
Bereits im Abschnitt „Was heißt Prioritäten setzen?“ haben wir festgestellt, dass jede Tätigkeit nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisiert werden kann. Diese beiden Faktoren haben einen Einfluss darauf, wie du mit einer Aufgabe umgehen solltest. Mithilfe dieser Unterteilung ergeben sich vier Kategorien:
- Wichtig und dringend: Diese Aufgaben solltest du so schnell wie möglich erledigen, da hier oft wichtige Termine oder Konsequenzen dran hängen. Beispiel: fällige Frist für ein wichtiges Projekt
- Wichtig, aber nicht dringend: Für diese Tätigkeiten solltest du dir einen Termin setzen und regelmäßig daran arbeiten. In diese Kategorie fallen häufig langfristige Ziele aus dem persönlichen oder beruflichen Bereich. Beispiel: regelmäßiger Sport, damit du gesund bleibst
- nicht wichtig, aber dringend: Diese Aufgaben tragen oft wenig dazu bei, dass du deine Ziele erreichst und werden oft als Unterbrechungen wahrgenommen. Wenn du die Möglichkeit hast, gib sie an andere Personen ab. Beispiel: Teilnahme an einer Besprechung, die auf deine Aufgaben keinen Einfluss hat
- nicht wichtig und nicht dringend: In diese Kategorie fallen die klassischen Ablenkungen. Diese Tätigkeiten tragen kaum etwas dazu bei, dass du deine Ziele erreichst. Diese solltest du nach Möglichkeit minimieren. Beispiel: Endloses Scrollen durch Social Media ohne spezifischen Zweck.
Die 80–20 Regel
Welche Tätigkeiten haben den größten Einfluss auf dein angestrebtes Ergebnis oder die Erreichung deiner Ziele? Die 80–20 Regel wird häufig zum Priorisieren von Aufgaben verwendet. Sie besagt, dass etwa 80 % der Ergebnisse durch 20 % der Anstrengungen erzielt werden. Diese Schlüsseltätigkeiten helfen dir dabei, deine Energie zu fokussieren und dich nicht in den kleinen, oft unnötigen Details zu verlieren.
Diese Methode kann ein mächtiges Werkzeug sein, wenn es darum geht, deine Zeit und deine Energie sinnvoll zu verteilen.
Die ABC Formel
Mit dieser einfachen Formel unterteilst du alle Aufgaben in drei Kategorien. Um sie einteilen zu können, musst du zuerst eine Liste mit all deinen To-dos erstellen.
A – Die Aufgaben der Kategorie A sind sehr wichtig und sollten zuerst erledigt werden. Sie haben die größte Auswirkung auf die Erreichung deiner Ziele und helfen dir dabei erfolgreich zu sein.
B-Die Tätigkeiten in der Kategorie B sind wichtig, allerdings nicht so wichtig wie die der Kategorie A. Diese solltest du daher hinten anstellen.
C – Die Aufgaben in dieser Kategorie sind nicht wichtig oder nicht dringlich. Diese Aufgaben können warten. Je nach Situation kannst du die sogar an jemand anderen abgeben.
Die großen Drei
Diese Methode ist für mich eines der besten Mittel, um produktiv und zufrieden sein zu können. Besonders wenn du dazu tendierst dir zu viel vorzunehmen oder damit kämpft deinen Perfektionismus zu überwinden, kann dir diese Methode helfen.
Das Ziel ist es dich jeden Tag für die wichtigsten drei Aufgaben oder Tätigkeiten zu entscheiden, die du unbedingt an diesem Tag angehen willst. Du kannst sie beispielsweise festlegen, wenn du während deiner Morgenroutine deinen Tag planst. Lege deinen Fokus besonders auf die Erfüllung dieser drei Tätigkeiten.
Die Zeitblöcke
Zeitblöcke erlauben es dir, deinen Tag zu strukturieren. Indem du dir feste Zeiträume für die Erfüllung deiner Prioritäten einplanst, erhöhst du deine Chancen deutlich, dass du auch wirklich daran arbeitest. Diese Methode hilft dir, Ablenkungen zu minimieren und dich auf eine Aufgabe nach der anderen zu konzentrieren, anstatt ständig zwischen verschiedenen Tätigkeiten hin und her zu springen.
Erstelle eine Liste deiner Prioritäten und plane feste Zeitblöcke für jede wichtige Aufgabe ein. Vermeide während dieser Zeit Multitasking und schalte alle Ablenkungen aus. Plane regelmäßige Pausen zwischen den Zeitblöcken ein, um produktiv zu bleiben, und sei flexibel genug, um auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.
Durch die Nutzung von Zeitblöcken kannst du sicherstellen, dass du deine Prioritäten gezielt und effizient angehst. So sparst du Zeit und kümmerst dich um die Themen, die dir wirklich wichtig sind.
Prioritäten setzen – häufige Fehler
Prioritäten setzen ist nicht immer einfach. Häufig spielen auch äußere Umstände eine Rolle, die du in deiner Planung berücksichtigen musst. Im Folgenden habe ich dir einige Fehler aufgelistet, wenn es darum geht, Prioritäten zu setzen. Das soll dir helfen, darauf zu achten und diese nach Möglichkeit zu vermeiden:
Keine Grenzen setzen: Das Fehlen von Grenzen kann dazu führen, dass du vermehrt Stress und Überforderung empfindest und die Qualität deiner Tätigkeit leidet. Es ist daher wichtig, dass du lernst Nein zu sagen.
Prioritäten nicht kommunizieren: Äußere Einflüsse und Erwartungen werden ständig an dich gestellt, egal ob auf der Arbeit oder in deiner Freizeit. Es ist wichtig, deine Prioritäten deutlich zu kommunizieren, damit Missverständnisse vermieden werden und du die Erwartungen anderer steuern kannst.
Prioritäten nicht in Ziele übersetzen: Wenn du deine Prioritäten nicht in konkrete, erreichbare Ziele umsetzt, bleibt vieles vage und unklar. Das kann dazu führen, dass du dich verzettelst und deine wichtigen Aufgaben nicht erledigst. Setze dir daher Ziele, die deine Prioritäten greifbar machen.
Multitasking: Besonders wenn es um deine Prioritäten geht, ist Multitasking oft unangebracht, denn das sind die Tätigkeiten, die besonders wichtig sind und dementsprechend deine volle Aufmerksamkeit benötigen. Probiere dich daher bewusst auf einzelne Aktivitäten zu fokussieren und dich nicht ablenken zu lassen.
Fehlende Pausen: Persönliche Bedürfnisse und nötige Pausen zu ignorieren führt dazu, dass du mit der Zeit erschöpft bist und deine Leistungsfähigkeit langfristig abnimmt. Außerdem leidet deine körperliche und mentale Gesundheit. Achte daher stets darauf, Pausen einzulegen und zu entspannen.
Ich hoffe, diese fünf einfachen Methoden helfen dir, deine persönlichen Prioritäten zu setzen. Wenn dir dieser Artikel gefallen hat, könnten dich auch diese Themen interessieren:
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